كمدير لحركة أسطول المركبات، فإنك تعلم جيدًا ما يعنيه التتبع التقليدي لحركة الأسطول…! يتطلب الأمر أكثر من مجرد اليقظة والتركيز الدائمين، والكثير جدًا من العمل الورقي والبقاء على أهبة الاستعداد على مدار ساعات اليوم، وفي نهاية المطاف ستجد أن ساعات عملك التقليدية لا تكفي أبدًا لمتابعة تقارير عمليات المركبات وسجلات الصيانة، وتدوين المدخلات المتعلقة بالرواتب.
في الواقع فإن التكنولوجيا تمكنك من أن تصبح أكثر تحكمًا في عمليات إدارة أساطيل المركبات، وأكثر ارتياحًا لما توفره الأتمتة من حلول تختصر الوقت والجهد وتجنبك الكثير من سلبيات عامل الخطأ البشري الأكثر حدوثًا بالتأكيد عبر الأساليب التقليدية.
ولكن كيف ذلك؟
سنكتشف في هذا المقال التأثير المدهش الذي من شأن الأتمتة والرقمنة إحداثه على عمليات إدارة أساطيل المركبات، وكيف يسهم في تعزيز الكفاءة وتحسين الأداء العام وضبط التكاليف!
ماذا نعني بأتمتة العمليات؟
تتضمن أتمتة العمليات استخدام التكنولوجيا لأتمتة المهام المتكررة وتبسيط سير العمل داخل المنشأة، وفيما يخص إدارة أساطيل المركبات يمكن أن يتضمن ذلك عدة خيارات، من بينها: أتمتة رسم خطوط السير، والجدولة الآلية للصيانات، وكذلك مراقبة الامتثال، وغير ذلك.
ماذا عن أتمتة عمليات إدارة أساطيل المركبات؟
تشير أتمتة إدارة أساطيل المركبات إلى استخدام التكنولوجيا لتبسيط وأتمتة العمليات المختلفة التي تتضمنها إدارة أسطول المركبات. تغطي أتمتة إدارة الأسطول مجموعة واسعة من المهام، وكلها مصممة لمساعدة مدراء الأساطيل على تشغيل أساطيلهم بشكل أكثر كفاءة وفعالية. فضلاً عن ذلك، تساعد أتمتة إدارة أساطيل المركبات على توفير المال عن طريق تقليل استهلاك الوقود وتقليل وقت تعطل السيارة وتحسين الكفاءة الإجمالية. تتضمن بعض المجالات الرئيسية التي تغطيها أتمتة إدارة الأسطول ما يلي:
- تتبع المركبات:
تسمح أتمتة إدارة الأسطول لمديري الأساطيل بتتبع موقع مركباتهم في الوقت الفعلي. هذا يجعل من السهل مراقبة حالة كل مركبة، وتحديد أي مشكلات، والتأكد من أن السائقين يلتزمون بالموعد المحدد. يمكن أتمتة مراقبة أسطول المركبات والسائقين باستخدام أنظمة تتبع GPS وهي تمكن تلقى مدراء الأسطول تنبيهات فورية للأحداث المهمة مثل الانحراف عن المسار، أو أعطال المركبات، أو انتهاكات سلامة السائق، مما يتيح التدخل الفوري وحل المشكلة.
- إدارة الصيانة:
يمكن أن تساعد أتمتة إدارة الأسطول مديري الأساطيل على جدولة مهام الصيانة الدورية وتتبع استخدام السيارة وتحديد المشكلات المحتملة قبل أن تصبح مشاكل خطيرة. هذا يساعد في الحفاظ على المركبات في حالة عمل جيدة وتقليل مخاطر الأعطال. يمكن أن توفر أنظمة القياسات المقروءة لاسلكيًا تحليل قياسات أداء المركبات آنيًا، مما يمكن مدراء الأسطول من جدولة الصيانة الوقائية بشكل استباقي، وتقليل وقت التوقف، وتمديد عمر الأسطول.
- إدارة الوقود:
يمكن أن تساعد أتمتة إدارة الأسطول أيضا مديري الأساطيل على مراقبة استخدام الوقود، وتحديد المناطق التي يتم فيها إهدار الوقود، وتنفيذ استراتيجيات لتحسين كفاءة استهلاك الوقود. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل تكاليف الوقود وتحسين الأداء العام للأسطول.
- أتمتة جدولة الرحلات وخطوط السير:
يتضمن ذلك أتمتة جدولة تحرك مركبات الأسطول في الوقت المناسب للمهام بناءً على معايير محددة مسبقًا مثل توفر المركبات، وقرب الوجهات، وسعة التحميل. مما يقلل من زمن الاستجابة ويؤدي إلى تحسين تخطيط المسار، مما يؤدي إلى خفض التكاليف وتحسين رضا العملاء. يمكن أن تساعد أتمتة إدارة الأسطول على تحديد المسارات الأكثر كفاءة لكل رحلة وتقليل مقدار الوقت والوقود المطلوبين لإكمال كل رحلة.
- مراقبة الامتثال للوائح والقوانين ذات الصلة:
يمكن أيضا استخدام أتمتة إدارة الأسطول لمراقبة سلوك السائق، وتحديد ممارسات القيادة غير الآمنة، وتزويد السائقين بملاحظات حول كيفية تحسين أدائهم. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل مخاطر الحوادث وتحسين سلامة السائق بشكل عام.
تساعد الأتمتة على مراقبة الامتثال للمتطلبات التنظيمية مثل ساعات خدمة السائق وجداول فحص المركبات. تولد الأنظمة الآلية تنبيهات للمواعيد النهائية القادمة ومراقبة الالتزام بالمعايير، مما يقلل من خطر الغرامات والعقوبات.
أمثلة عن نظم وأدوات رقمنة إدارة أساطيل المركبات:
- برامج إدارة الأسطول:
توفر برامج إدارة الأسطول منصة مركزية لإدارة جميع جوانب عمليات الأسطول، بما في ذلك الجدولة والإرسال وإدارة السائقين والصيانة. هذا يمكن أن يساعد مديري الأسطول على توفير الوقت وتقليل مخاطر الأخطاء.
- أجهزة الاستشعار عن بعد Telematics
هي عبارة عن أجهزة استشعار صغيرة يمكن تثبيتها على المركبات لجمع البيانات عن أداء السيارة وسلوك السائق والموقع. يمكن نقل هذه البيانات إلى برنامج إدارة الأسطول للتحليل والإبلاغ عنها.
- أنظمة التتبع الملاحي GPS:
يمكن أن توفر أنظمة تتبع GPS بيانات في الوقت الفعلي عن موقع السيارة والسرعة واستهلاك الوقود. يمكن أن يساعد ذلك مديري الأسطول على تحسين التوجيه، وتحسين السلامة، وخفض تكاليف الوقود.
- أجهزة الصيانة التنبؤية:
أدوات الصيانة التنبؤية تستخدم خوارزميات التعلم الآلي لتحليل البيانات المتعلقة بأداء السيارة والتنبؤ عند الحاجة إلى الصيانة. يمكن أن يساعد ذلك مديري الأسطول على تحسين جداول الصيانة، وتقليل وقت التوقف، وتحسين وقت تشغيل السيارة.
- نظم بطاقات تعبئة الوقود:
توفر نظم تعبئة الوقود الرقابة المالية على استهلاك الوقود والتأكد من استخدامه وفقًا لمعدلات منطقية وملائمة لمتطلبات الرحلة الفعلية، وعدم حدوث أية تجاوزات أو استخدامات مخالفة للوقود.
فوائد أتمتة/رقمنة إدارة أساطيل المركبات
- خفض التكاليف وتقليص زمن التوقف
تتمثل إحدى أهم فوائد أتمتة إدارة أساطيل المركبات في تقليص الأعطال، وبالتالي خفض تكاليف الصيانة، من خلال مراقبة وتحليل بيانات المركبات آنيًا، حيث يمكن لمدراء الأساطيل تحديد المشكلات المحتملة قبل أن تصبح مشاكل كبيرة، ما يسمح بالصيانة والإصلاح بشكل استباقي. على سبيل المثال: يمكن لبرامج الصيانة التنبؤية تحليل بيانات مستشعر السيارة لتحديد متى قد تحتاج المكونات إلى الاستبدال، مما يسمح بإجراء الصيانة أثناء وقت التوقف المجدول، مما يقلل من الإصلاحات والتكاليف غير المجدولة. يمكن لأنظمة الفحص الآلي للمركبات أيضًا الكشف المبكر عن مشاكل مثل تآكل الفرامل وتسرب الزيت وضغط الإطارات، مما يسمح بالتدخل المبكر لمنع الأعطال وإطالة عمر المركبات.
بالإضافة إلى ذلك فيمكن -عبر أتمتة إدارة الأسطول- توفير التكاليف من خلال تحسين استخدام السيارة وتقليل تكاليف الوقود. باستخدام برنامج التتبع الملاحي GPS وتحسين المسار، يمكن لمديري الأساطيل تحسين طرق التسليم لتقليل مسافات القيادة وتقليل وقت الانتظار. هذا لا يوفر تكاليف الوقود فحسب، بل يقلل أيضا من إهلاك المركبات، مما يطيل عمرها.
يمكن لأنظمة متابعة السائق آليًا تقديم ملاحظات آنية للسائقين مما يشجع عادات القيادة الموفرة للوقود مثل تقليل التباطؤ وتجنب الكبح الشديد، مما قد يؤدي إلى توفير كبير في الوقود.
- تحسين السلامة والامتثال
يمكن لأتمتة إدارة الأسطول تحسين السلامة والامتثال بشكل كبير لأساطيل المركبات التجارية والخاصة. بمساعدة حلول التكنولوجيا والبرمجيات، يمكن لمديري الأساطيل مراقبة سلوك السائق وتلقي تقارير عنه، وضمان الامتثال للوائح السلامة، وتقليل مخاطر الحوادث.
تتضمن أدوات الأتمتة التي يمكنها تحسين السلامة والامتثال نظم الاتصالات عن بعد. تتعقب هذه الأنظمة موقع المركبات وأدائها وتوفر ملاحظات آنية للسائقين ومديري الأساطيل وموظفي السلامة. بمساعدة الاتصالات عن بعد يمكن لمديري الأساطيل مراقبة سلوك السائق وتوفير التدريب والإرشاد لتحسين السلامة وتقليل مخاطر الحوادث. يمكن أن تساعد تقنيات الاتصال عن بعد أيضا في ضمان الامتثال للوائح السلامة، مثل قواعد ساعات الخدمة ومتطلبات صيانة السيارة، من خلال مراقبة بيانات السائق والمركبة والإبلاغ عنها.
يمكن أن تساعد حلول الامتثال الآلي، مثل أجهزة التسجيل الإلكتروني (Electronic Logging Devices -ELDs) وبرامج إدارة الأسطول، أيضا في ضمان الامتثال للوائح السلامة. تقوم أجهزة ELD تلقائيا بتسجيل ساعات خدمة السائق والإبلاغ عنها، مما يقلل من مخاطر مخالفات ساعات العمل ويحسن سلامة السائق عن طريق منع التعب. يمكن أن يساعد برنامج إدارة الأسطول في أتمتة الامتثال لمتطلبات صيانة المركبات، مما يضمن فحص المركبات وصيانتها بانتظام لتقليل مخاطر الأعطال والحوادث.
- تعزيز الرقابة والمساءلة
إذا كان فريقك يعلم أنك ستتلقى تنبيهًا في الوقت الفعلي عندما يقومون بإجراءات قيادة غير آمنة أو يغادرون المسار الجغرافي المحدد سلفًا، فمن غير المرجح أن ينخرطوا في سلوكيات غير مفيدة. يمكن أن يساعدك هذا أيضًا في تحفيز الأداء المتميز ومحاسبة الأشخاص على أفعالهم حسب الحاجة.
ما هي مواصفات التقنيات الفعالة لرقمنة/أتمتة إدارة أساطيل المركبات؟
لاختيار أدوات وتقنيات رقمنة إدارة الأساطيل فعالة ومجدية، فيجب أن تتوافر فيها الخصائص التالية، والتي تجعلها استثمارًا قيمًا للمنشأة:
- تحسين الدقة والاتساق:
يجب أن تضمن العمليات المؤتمتة التنفيذ المتسق للمهام ودقة البيانات، مما يعزز الموثوقية التشغيلية ورضا العملاء.
- قابلية التوسع والتكيف:
من الضروري أن تكون حلول الأتمتة قابلة للتطوير وقابلة للتكيف مع احتياجات الأعمال المتطورة، وتستوعب نمو الأسطول والتغيرات في المتطلبات التشغيلية.
- توفير التكاليف:
من أهم أهداف الأتمتة /الرقمنة تقليص العمل اليدوي والحد من الأخطاء البشرية، مما يؤدي إلى توفير كبير في التكاليف في نفقات الوقود والصيانة والعمالة.
- سهولة تدريب وتطوير مستخدميها:
يجب أن يصاحب استحداث وتطبيق أنظمة أتمتة عمليات إدارة الأساطيل توفر التدريب والدعم للموظفين للاستفادة من أدوات الأتمتة بفعالية وتبني التحول الرقمي.
- إمكانية التكامل بين الأنظمة المختلفة:
من المهم أن يكون التكامل السلس بين أنظمة الاتصالات عن بعد ونظام تحديد المواقع العالمي (GPS) وبرامج تخطيط موارد المؤسسات المستخدمة ممكنًا، ما يساعد على تحقيق الاستفادة القصوى من تطبيق تلك الأنظمة.
- وفرة وكفاية المخرجات: التحليلات والتقارير
يجب أن تقدم وسائل أتمتة إدارة أساطيل المركبات مخرجات بيانية وتحليلات قوية لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس الأداء آنيًا.
ختامًا
ربما تبدو الأتمتة خياراً فعالاً في الوقت الحالي، إلا إنه يتحول بسرعة إلى حتمية تفرض ضرورتها على كافة الأنشطة المهنية، وبات البقاء في عالم الأعمال رهين تحقيق تحول رقمي ناجح وفعال، يشبه الاختيار بين أن تخطو نحو المستقبل، أو تظل وحيداً في ذيل المنافسة المحمومة. وإدارة أساطيل المركبات لن تكون استثناء لذلك. في الحقيقة فإن ما تقدمه وسائل رقمنة وأتمتة إدارة الأساطيل تقدم فوائد لا تضاهى، ويصعب منافستها عبر الأساليب التقليدية.